Diez consejos para organizar bien un viaje de negocios

Adjunto un decálogo elaborado por Hoteles.com con trucos para que no se le escape nada al viajero de negocios.

1. ¿Cómo realizar la reserva?

Cuando se reserve el hotel es importante hacerlo con días de antelación. De esta forma obtendremos mejores tarifas y nos aseguraremos que en el hotel escogido hay habitaciones libres a nuestro gusto. Según el lugar donde se desarrollen nuestras actividades, deberemos escoger una situación correcta del hotel. Por ejemplo, si disponemos de tiempo libre, reservando un hotel en el centro, podemos aprovechar y hacer un poco de turismo o visitar alguna amistad de la ciudad.

2. Consulta a otros viajeros

Antes de realizar la reserva, tenemos que asegurarnos de que el hotel en cuestión sea de nuestro agrado y se adapte a nuestras necesidades. Las opiniones de otros viajeros pueden ser muy útiles en este sentido. Hay que tener en cuenta que todos los comentarios son imparciales y dependerán de la experiencia vivida por el viajero.

3. ¿Qué tiene que tener el hotel?

El hotel tiene que tener todas las comodidades básicas para pasar los días sin problemas, ya que suelen ser viajes cortos y muy intensos. En los años que corren es imprescindible que disponga de conexión WIFI, sea para el ordenador portátil o para el teléfono móvil. Si el viaje lo requiere, hay muchos hoteles que disponen de salas de reuniones de todo tipo para tener un buen encuentro con nuestros clientes o compañeros.

4. ¿Cómo tiene que ser la maleta?

Hay que tener muy en cuenta el tipo, tamaño y material de la maleta en este tipo de viajes. Si llevamos objetos delicados o vamos a facturarlo lo ideal es una maleta rígida, pero si se trata sobre todo de ropa lo más adecuado es una maleta de material blando que no pese demasiado y que sea fácil de llevar. En el momento de meter el equipaje en ella, lo mejor es comenzar con los objetos más duros y pesados y dejar para el final los más delicados, como los trajes y las camisas. Sin embargo, no es bueno dejar estas prendas sin nada más encima para protegerlas, un buen truco es colocar una toalla encima para que las salvaguarde de las arrugas.

5. Ropa cómoda

Un viaje de negocios puede ser cosa de un día o dos o más. Por ello hay que estar preparados para todo. Debemos tener en cuenta las horas que se pasarán en el avión o en los aeropuertos, tratando de estar siempre cómodo, así como evitar calzado de tacón alto. Hoteles.com recomienda llevar ropa de algodón o que necesite poco planchado para evitar antiestéticas arrugas; llevar algún tipo de jersey o abrigo para el avión debido a las bajas temperaturas de los mismos. Un bolso de mano, o una bandolera siempre es un buen accesorio en un viaje. Evite llevar joyas u otro tipo de accesorios metálicos, sólo le harán perder más tiempo en los controles de seguridad.

6. Contra el insomnio

La situación económica actual es uno de los principales motivos de insomnio para muchos ejecutivos, y en los viajes se hace más evidente. En un viaje intenso como éste, es básico tener la cabeza descansada y serena con los ojos bien abiertos para dar el máximo de uno mismo. Hay varios hoteles que ofrecen paquetes para garantizar un mayor descanso a sus clientes. Es el caso, por ejemplo, de los hoteles de la cadena española Fontecruz, que ofrecen una variada carta de almohadas y la tarifa siesta, donde se puede descansar en una habitación durante la tarde. Otra opción es la de la cadena Westin Hotels & Resorts, propietaria entre otros del Hotel Palace de Madrid, que tiene previsto dotar sus habitaciones con un sistema de bombillas azules para que sean más acogedoras, además de otros detalles para poder dormir de forma más rápida y placentera, como sonidos de lluvia o de mar, o una guía de meditación sobre el sueño.

7. Organizar bien la agenda

No llenemos la agenda en exceso antes del viaje, ya que pueden surgir mil imprevistos: atascos, comidas de negocios inesperadas, reuniones que se alargan, etc. También hay que tener en cuenta la diferencia horaria del país de destino comparado con el de origen para evitar confusiones. Recuerda siempre que únicamente podemos estar en un sólo lugar al mismo tiempo. Por lo tanto, tenemos que ser realistas al concertar reuniones y visitas porqué es muy probable que al final no tengamos tiempo para todo, y cancelar encuentros a última hora daña nuestra imagen. No debemos olvidarnos tampoco de verificar los días y el horario laborable en otros países. Por ejemplo, en los países árabes no se trabaja los viernes, pero sí los domingos.

8. Los medios de transporte

Los medios de transporte suelen suponer uno de los mayores quebraderos de cabeza en este tipo de viajes. Tener contratado algún tipo de transporte antes de llegar al lugar de destino siempre es una buena ayuda, ya que nos permite ganar tiempo y comodidad. Existen muchos tipos de servicios, taxis, shuttle bus o incluso limusinas, que en muchas ciudades del mundo pueden llegar a ser más económicas que los taxis.

9. Ventajas para viajeros de negocios

La mayoría de las compañías, especialmente las aerolíneas, suelen ofrecer promociones para sus viajeros más fieles. Apuntarse a una de estas ofertas para poder obtener ventajas y/o descuentos es siempre un beneficio sin coste extra. También podemos hacerlo a título personal y aprovechar los beneficios, consiguiendo descuentos para viajes personales o regalos. Pero tenemos que recordar llevar siempre la tarjeta de puntos, así acumularemos millas, para ahorrar en futuros viajes. También es importante destacar que reservando más noches en algún hotel o la misma cadena, podemos sacar descuentos o incluso noches gratis.

10. Otros consejos

Es indispensable llevar en nuestro equipaje de mano o en un bolsillo, cosas como nuestra agenda, el teléfono, los contactos, la dirección del hotel, el teléfono de la compañía de taxis, el pasaporte y toda la información necesaria para evitar imprevistos. También es recomendable llevar alguna cantidad de dinero de la moneda local, si el viaje es al extranjero, o bien dólares. Por último, hay que tener en cuenta las nuevas medidas de seguridad de los aeropuertos.